Eine Alternative zum händisch geführten Fahrtenbuch sind die erwähnten digitalen oder elektronischen Fahrtenbücher. Die Kosten dafür liegen je nach Anbieter zwischen 240 und 800 Euro. Das Finanzamt erkennt aber nicht alle Systeme an. Zu den laut Herstellern anerkannten zählen etwa Arealcontrol, Blaupunkt Telematics, Bornemann, Bury, Digicore Deutschland, S-Tec, Vispiron und YellowFox.
Einfallstor für strafrechtliche Sanktionen
Schlampig geführte Fahrtenbücher können noch weit schlimmere Folgen haben, als eine Anwendung der Ein-Prozent- statt der gewünschten Fahrtenbuch-Methode, denn Fahrtenbücher sind ein beliebtes Objekt bei Betriebsprüfungen. Steuerstrafrechtsexpertin Ulrike Grube, Rechtsanwältin und Partnerin von Rödl & Partner, hat schon mehr als einmal erlebt, dass Fahrtenbücher gerade bei mittelständischen Betrieben zum Fallstrick wurden.
Ein typisches Beispiel: Ein Handwerksbetrieb stellt seinen Mitarbeitern zwar keine Dienstwagen zur Verfügung, doch die Mitarbeiter verwenden die Poolfahrzeuge des Meisters ab und an auch für private Fahrten. Für den Betriebsprüfer ein gefundenes Fressen. Grube: "Bei Poolfahrzeugen muss immer ein Fahrtenbuch geführt wurden. Sollte das nicht vorliegen, wird es garantiert bei der Betriebsprüfung moniert." Kann der Betrieb nicht lückenlos die Nutzung der Fahrzeuge nachweisen, muss der Betriebsprüfer davon ausgehen, dass die private Nutzung der Poolfahrzeuge nicht versteuert wurde. Der Haftungsschuldner ist der Arbeitgeber, dem Betrieb droht dann eine saftige Lohnsteuernachzahlung. Wenn das mal alles ist, denn nimmt der Betriebsprüfer Lohnsteuerhinterziehung an, folgt ein Strafverfahren gegen die Geschäftsführung. Dem Geschäftsführer drohen also je nach Größe der Fuhrparks nicht nur Nachzahlungen von gegebenenfalls mehreren 100.000 Euro, sondern eine Verurteilung wegen Lohnsteuerhinterziehung. Er gilt dann in den meisten Fällen als vorbestraft.
Noch unangenehmer kann es kommen, wenn die Fahrtenbücher im Zuge einer Selbstanzeige wegen eines ganz anderen Sachverhalts einfach vergessen wurden. Sagen wir ein Unternehmer hat Strohmänner beschäftigt und möchte wieder auf den Pfad der Tugend zurückkehren. Er greift also zum Mittel der Selbstanzeige, um bei der nächsten Betriebsprüfung nicht aufzufliegen. "Diese Selbstanzeige muss aber ausnahmslos alle Steuerarten im unverjährten Zeitraum umfassen", betont Grube.
Es ist also egal, ob das Unternehmen in den vergangenen Jahren Schmiergelder gezahlt hat, Strohmänner beschäftigt hat oder einfach nur beim Fahrtenbuch geschlampt hat. Alle Verfehlungen müssen auf den Tisch. Ohne Ausnahme. Sollte der Betrieb ein vermeintlich unwichtiges Detail wie ein unvollständiges Fahrtenbuch vergessen, kann die komplette Selbstanzeige unwirksam sein, im besten Fall teilunwirksam. "Der Unternehmer wird wegen aller Punkte belangt - auch strafrechtlich", mahnt Grube.
Zwar arbeitet das Bundesfinanzministerium an einer Änderung dieser Regelungen und Betriebsprüfer leiten ein steuerstrafrechtliches Verfahren eigentlich erst im Wiederholungsfall ein. Aber bislang bildet die Privatnutzung von Geschäftsfahrzeugen damit ein Einfallstor zu strafrechtlichen Sanktionen wegen Steuerhinterziehung. Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollte das Ansporn genug sein, um beim Fahrtenbuch wie bei der Steuererklärung so sorgfältig wie nur möglich vorzugehen.
